Casier connecté pour CSE : distribuer colis, cadeaux et billets sans permanence.
L’équipe Lockolis11 min de lecture
Remettre un coffret de Noël, une place de cinéma ou un colis à chaque salarié prend du temps aux élus du CSE. Il faut tenir une permanence, relancer les absents et garder une trace pour le trésorier.
Avec le télétravail et les équipes en horaires décalés, une partie des salariés ne passe jamais au bon moment. Un casier connecté pour CSE remplace cette permanence par un dépôt unique. Ce guide vous aide à décider s'il vous convient : usages, parcours du salarié, budget et étapes de mise en place.
Qu'est-ce qu'un casier connecté pour CSE ?
Un casier connecté pour CSE est un meuble de casiers à écran tactile, installé sur le lieu de travail, dans lequel le CSE dépose un envoi au nom d'un salarié. Le salarié reçoit un code par email ou par SMS et retire son envoi quand il passe, sans permanence des élus ni créneau imposé.
Le casier connecté ne remplace pas le CSE, il remplace la table de distribution. Les élus choisissent toujours les lots, les fournisseurs et les bénéficiaires. Le casier se charge de la remise, des relances et de la trace de chaque retrait.
Pour les élus, le changement se voit à trois endroits :
- Le temps de délégation : un dépôt suffit, personne ne reste derrière une table pendant les heures de distribution.
- L'accès pour tous : télétravailleurs, équipes de nuit et salariés à temps partiel retirent leur lot quand ils sont sur site, même quand l'accueil est fermé.
- La trace : chaque dépôt et chaque retrait est horodaté dans le journal du logiciel, au nom du salarié.
Lockolis, qui conçoit et assemble à Lyon des casiers connectés pour les entreprises, les commerces et les collectivités, propose une offre dédiée aux comités : le locker pour CSE.
Que peut distribuer un CSE avec un casier connecté ?
Un casier connecté pour CSE distribue tout ce qui tient dans une porte et se conserve à température ambiante. Ce sont les coffrets de fin d'année, les billets de spectacle, les paniers retirés dans la journée, les commandes groupées et les colis personnels des salariés. Les cartes cadeaux envoyées par email, elles, n'ont pas besoin de casier.
| Usage | Qui dépose | Ce qu'il faut savoir |
|---|---|---|
| Cadeaux de fin d'année, lots de tombola | Les élus, ou le fournisseur | Le pic de décembre s'étale sur plusieurs jours, sans file d'attente devant le local du CSE |
| Billetterie : cinéma, parcs, spectacles | Les élus | Une petite porte suffit, et chaque envoi a son propre code |
| Paniers et commandes groupées | Le fournisseur ou les élus | Le casier est à température ambiante : un panier de fruits se retire dans la journée |
| Colis personnels des salariés | Le livreur, sans compte | Il scanne l'étiquette et choisit le destinataire par son nom à l'écran |
| Échanges entre salariés et services | Un salarié ou une équipe | Un document signé, du matériel à rendre, dans les deux sens |
La réception des colis personnels transforme le casier en service de conciergerie. Le livreur dépose le colis quel que soit son transporteur : l'écran reconnaît notamment les étiquettes Colissimo, Chronopost, DPD, DHL, UPS, GLS et Amazon Logistics. Le fonctionnement détaillé est sur la page casier à colis pour les salariés.
Les échanges entre salariés se règlent à la mise en service : une matrice de règles fixe qui a le droit de déposer pour qui, organisation par organisation.
Quand un casier connecté n'est pas la bonne réponse
Un casier connecté pour CSE sert quand le comité remet des objets physiques à des salariés qui ne passent pas tous au même moment. Si tout est dématérialisé, si l'effectif se réunit facilement ou si les produits exigent le froid, une autre solution coûte moins cher et marche aussi bien.
- Cartes et chèques cadeaux dématérialisés : ils arrivent par email, il n'y a rien à remettre en main propre.
- Petit effectif présent au même moment : une remise lors d'un temps collectif, un repas de fin d'année par exemple, suffit.
- Produits à conserver au frais : le casier est à température ambiante, sans réfrigération. Ce qui doit rester au réfrigérateur n'y a pas sa place.
- Livraison au domicile : certains fournisseurs de cadeaux pour CSE livrent directement chez les salariés, ce qui évite toute remise sur site.
- Un accueil déjà organisé : si une personne d'accueil centralise les colis et reste présente aux horaires de toutes les équipes, le besoin est couvert.
Le casier devient utile dès que ces conditions ne tiennent plus : plusieurs équipes, plusieurs temps forts dans l'année, ou des colis personnels qui s'empilent à l'accueil.
Comment un salarié retire-t-il son envoi au casier ?
Dès le dépôt, le salarié reçoit un email avec un QR code et son code de retrait, ou un SMS s'il n'a pas d'adresse email. Au casier connecté, il scanne le QR code ou tape son code à l'écran, la porte s'ouvre et le retrait est enregistré à son nom. Aucune application n'est à installer.
| Le dépôt prévient le salarié | L'email contient le QR code et le code de retrait. Si l'entreprise utilise Slack, le salarié peut aussi recevoir un message direct. |
| Le salarié s'identifie | Il scanne le QR code à la caméra du casier ou tape son code. Les salariés qui ont un compte peuvent aussi présenter leur badge, lu par le lecteur RFID du module principal. |
| La porte s'ouvre | Le salarié récupère son lot. Le retrait est horodaté dans le journal, au nom du salarié. |
| Les retardataires sont relancés | Un rappel part avant l'échéance, fixée par défaut à 7 jours après le dépôt et réglable pour chaque organisation. |
| Les lots oubliés reviennent au CSE | Passé le délai, le lot est remis au personnel : le CSE est prévenu pour le récupérer ou le redistribuer. |
Quel budget du CSE pour un casier connecté ?
Dans une entreprise d'au moins 50 salariés, le CSE dispose de deux budgets : le budget de fonctionnement et celui des activités sociales et culturelles (ASC). Un casier connecté peut relever de l'un, de l'autre ou d'un cofinancement avec l'employeur, selon ses usages. La répartition se valide avec l'expert-comptable du CSE.
| Budget | Montant | Ce qu'il finance |
|---|---|---|
| Fonctionnement | 0,20 % de la masse salariale brute de 50 à 1 999 salariés, 0,22 % à partir de 2 000 | Le fonctionnement du comité : matériel, formation, expertises |
| Activités sociales et culturelles (ASC) | Fixé par accord d'entreprise | Les prestations au bénéfice des salariés et de leur famille : cadeaux, billetterie, services |
Montants du budget de fonctionnement : article L2315-61 du Code du travail. Rôle des deux budgets : ministère du Travail.
Trois familles d'usages se dégagent :
- Les avantages des salariés (cadeaux, billetterie, colis personnels) se rattachent aux ASC.
- Le fonctionnement du comité (documents et matériel du CSE, distribution de documents aux salariés) relève du budget de fonctionnement.
- Les usages de l'entreprise (matériel informatique, documents RH, colis professionnels) justifient un cofinancement par l'employeur, écrit dans une convention.
Sous 50 salariés, le CSE ne dispose pas de ces deux budgets légaux : le financement du casier se discute avec l'employeur.
Côté prix, Lockolis loue le module principal de 18 casiers avec écran tactile dès 349 € HT par mois. Matériel, logiciel, maintenance, support et connectivité 4G/5G sont compris, avec un engagement de 12, 24 ou 36 mois. Livraison et installation en plus, au forfait indiqué dans le devis. L'achat est aussi possible, dès 4 800 € HT avec une licence logicielle. Le détail est sur la page tarifs.
Comment mettre en place un casier connecté pour son CSE ?
La mise en place d'un casier connecté pour CSE tient en cinq étapes : mesurer les besoins, choisir l'emplacement, associer l'employeur, inscrire les salariés et annoncer le service. Lockolis livre et pose le casier en une demi-journée, sans travaux, sur une simple prise électrique. Comptez 2 à 4 semaines après la commande.
- Mesurez vos besoins. Effectif, colis personnels reçus chaque jour, temps forts de l'année comme Noël ou la rentrée. Pour la réception de colis, le repère est d'environ 1 casier pour 11 salariés : 9 casiers pour 100 salariés, 18 pour 200. Les cadeaux de décembre s'ajoutent à ce flux.
- Choisissez l'emplacement. Un lieu de passage accessible aux horaires de toutes les équipes : hall, salle de pause, accès au parking. Le module principal mesure 97 cm de large, 199 cm de haut et 60 cm de profondeur. Il se branche sur une prise 230 V et communique en 4G, sans câblage réseau.
- Associez l'employeur et les voisins. Si l'entreprise reçoit aussi ses colis professionnels ou son matériel informatique au casier, elle peut en prendre sa part. Dans un immeuble partagé, plusieurs entreprises peuvent utiliser le même casier, chacune avec ses destinataires.
- Inscrivez les salariés. Importez la liste des bénéficiaires, ou synchronisez-la depuis Slack si l'entreprise l'utilise. Un CSE central gère les casiers de plusieurs sites depuis le même back-office.
- Annoncez le service. Une affiche près du casier et un message sur l'intranet suffisent : le salarié n'a aucune application à installer.
Le déroulé complet, de la signature au procès-verbal de réception, est décrit dans notre article sur l'installation d'une consigne connectée.
Quels critères pour choisir un casier connecté CSE ?
Pour choisir un casier connecté CSE, comparez six points : les notifications, le retrait, les formats de portes, la gestion multi-sites, les données et la formule. Le tableau donne la question à poser à chaque fournisseur et la réponse de Lockolis.
| Critère | La question à poser | La réponse Lockolis |
|---|---|---|
| Notifications | Par quels canaux, avec quelles relances ? | Email et SMS au dépôt, avant l'échéance et à l'expiration ; Slack en natif |
| Retrait | Comment le salarié s'identifie-t-il ? | QR code, code à usage unique ou badge RFID |
| Formats | Quelles tailles de portes ? | Plusieurs tailles dans une même colonne, du document au colis volumineux |
| Plusieurs sites | Un CSE central peut-il tout gérer ? | Un seul back-office pour les casiers de tous les sites |
| Données personnelles | Où sont-elles hébergées, combien de temps ? | Hébergement en France, anonymisation planifiée des données anciennes |
| Formule | Location ou achat, qu'est-ce qui est inclus ? | Location tout compris, ou achat du matériel avec une licence logicielle |
Pour comparer les fournisseurs du marché sur le prix, les fonctions et le support, consultez le comparatif des casiers connectés.
Quel casier connecté pour votre CSE ?
Le bon casier connecté pour CSE dépend de votre effectif, de vos horaires et de vos sites. Dans la plupart des cas, un module principal de 18 casiers suffit pour démarrer, et des colonnes secondaires de 3, 5 ou 11 casiers s'ajoutent quand le besoin grandit.
- Un site d'environ 200 salariés, avec des équipes en horaires décalés : le module principal couvre la réception des colis. Prévoyez une colonne de plus si les cadeaux de décembre s'y ajoutent.
- Plusieurs établissements : un casier par site, géré par le CSE central depuis un seul back-office.
- Un immeuble partagé entre plusieurs sociétés : un casier mutualisé, chacune avec ses destinataires, et un coût partagé.
- Des avantages entièrement dématérialisés : gardez votre budget, un casier ne vous apportera rien.
Questions fréquentes
Combien de casiers faut-il pour un CSE ?
Pour la réception de colis personnels, comptez environ 1 casier pour 11 salariés : 9 casiers pour 100 salariés, 18 pour 200. Le module principal de Lockolis compte 18 casiers et un écran tactile. Les cadeaux et la billetterie passent par les mêmes portes. Pour le pic de décembre, une colonne secondaire de 3, 5 ou 11 casiers s'ajoute à tout moment.
Le budget ASC peut-il financer un casier connecté ?
Un casier connecté qui sert les avantages des salariés, comme les cadeaux, la billetterie ou les colis personnels, se rattache aux activités sociales et culturelles. Les usages du comité relèvent du budget de fonctionnement, ceux de l'entreprise d'un cofinancement par l'employeur. La répartition est actée au procès-verbal du CSE et se valide avec son expert-comptable.
Un salarié absent peut-il faire retirer son lot par un collègue ?
Oui. Le logiciel du casier connecté permet de désigner une personne autorisée à retirer les envois d'un salarié à sa place, par exemple un assistant ou un collègue d'équipe qui dispose d'un compte. Le salarié est prévenu quand le retrait a lieu, et le journal garde la trace de qui a retiré quoi, et pour qui.
Que se passe-t-il si un salarié ne vient pas chercher son cadeau ?
Le casier connecté relance le salarié avant l'échéance, fixée par défaut à 7 jours après le dépôt et réglable pour chaque organisation. Passé ce délai, le lot est remis au personnel : le CSE est prévenu et peut le récupérer pour le remettre en main propre ou le redistribuer à un autre salarié.
Peut-on déposer des paniers de produits frais dans le casier ?
Oui, pour un retrait dans la journée, comme un panier de fruits ou un bouquet de fleurs. Le casier connecté reste à température ambiante, sans réfrigération : il ne convient pas aux produits qui doivent rester au frais plusieurs heures. Demandez au fournisseur de livrer le matin et prévenez les salariés que leur panier les attend le jour même.
Les livreurs peuvent-ils déposer les colis personnels des salariés ?
Oui. Le livreur dépose sans compte : il scanne l'étiquette, choisit le destinataire par son nom à l'écran et range le colis dans la porte qui s'ouvre. Le casier connecté reconnaît les étiquettes des principaux transporteurs, dont Colissimo, Chronopost, DPD, DHL, UPS et GLS, et le salarié reçoit son code dès le dépôt.
Les données des salariés sont-elles protégées ?
Les données du casier connecté sont hébergées en France, et les données anciennes sont anonymisées selon un calendrier planifié. Chaque code de retrait est propre à un envoi et n'est envoyé qu'à son destinataire. Le journal des événements indique qui a déposé, retiré ou affiché un code, ce qui facilite les contrôles du CSE.
